Должностная инструкция специалиста по работе с документами.УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров «___»___________ г. Должностная инструкция специалиста по работе с документами. 1 Общие положения. 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие). 1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела. 1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ; — приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — установленными на предприятии нормами и правилами; — Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия; — настоящей должностной инструкцией и трудовым договором; — положением об административном отделе. 2 Должностные обязанности Специалист обязан: 2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов. 2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. 2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов. 2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства. 2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов. 2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. 2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации. 2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки. 2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 3 Профессиональные требования. Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права. Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия. 5 Служебные взаимоотношения. 5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства. 6 Ответственность. 6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев. |
